Administation

Ingen är perfekt, även de mest skickliga och begåvade individerna har sina brister och en av de vanligaste är dålig tidshantering. Ur administrativ synvinkel måste han ta ansvar för sin egen tid och kunna övervaka hur andra spenderar sina. Detta kan ibland verka överväldigande.

Vi kommer att studera fem enkla tekniker för att hjälpa dig att förbättra dina tidshanteringsförmåga och vara mer produktiva.

 

1 – Använd teknik

Är du sen för ett möte som du inte visste att du hade? Vems fel är det Varför visste du inte och vars ansvar det är att hålla dig uppdaterad? Om din organisation använder en rumsbokningssystem är perfekt integration möjlig i alla mötesdeltagarnas kalendrar och det finns nästan ingen ursäkt för att vara sent.

Med sådan programvara kan du reservera resurser direkt från ditt skrivbord eller din mobila enhet. Tala om att spara tid! Du behöver inte längre manuellt kommunicera med många människor för att se vem som är tillgänglig. Detta är en enkel men mycket effektiv användning av teknik.

 

2 – Gör en sak i taget

Visst kan det vara bra (eller åtminstone tror det är) i flera uppgifter, men är det verkligen det bästa för ditt jobb? Vi känner alla till någon som antar för mycket arbete, men av någon anledning ignorerar vi helt och hållet det faktum att de har en oöverstiglig arbetsbelastning. Resultatet är ofullständigt, arbetsbrist och deadlines inte uppfyllda. Detta skriker oförmåga och brist på professionalism.

Försök att slutföra en komplett uppgift innan du går vidare till nästa. Det slutar avbryta flödet och koncentrationen och kommer sannolikt att spara lite tid och arbeta mer produktivt.

 

3 – Kommunicera

Detta är oerhört viktigt, särskilt när du arbetar som ett lag och andra litar på dig. Kommunikation är en lätt sak att försumma om du är mycket fokuserad på ditt arbete, men du bör alltid komma ihåg att kolla med andra.

Om du vill arbeta på ett professionellt sätt, arbeta på ett tydligt och kommunikativt sätt så att människor känner till din position och du kommer nästan alltid att få samma. Ingen gillar att stanna i mörkret och få oönskade nyheter att uppgifterna inte har slutförts eftersom arbetsbelastningen var för tung och att ingen informerades.

 

4 – Håll en lista över uppgifter organiserade

Håll alla dina uppgifter skrivna, antingen på papper, men helst i en ansökan att ta anteckningar för att hålla allt organiserat. Ordna dessa uppgifter efter typ och ange dem i din kalender så att du kan planera och ägna rätt tid till varje uppgift. Markera sedan dem när de är färdiga.

Spendera inte för mycket tid på dessa listor om du tar tid bort från andra ansvarsområden. Detta går hand i hand med det andra förslaget om ”Att göra en sak i taget”.